Alle succesvolle ondernemingen hebben één belangrijke eigenschap gemeen: planning. Om een winstgevende onderneming te starten en in stand te houden, moeten binnen alle divisies zorgvuldige en goed doordachte strategieën worden toegepast. Top-down- en bottom-up-planning zijn twee van de meest voorkomende strategieën van moderne ondernemingen.
Op het eerste gezicht lijken top-down-planning en bottom-up-planning elkaars tegenpolen te zijn. Top-down-planning is erop gericht een onderneming van algemene inspanningen naar specifieke doelstellingen te leiden, terwijl bottom-up-planning een tactiek is waarbij specifieke doelstellingen in een algemeen kader worden gesynchroniseerd. Maar zoals je in dit artikel zult lezen, gaan deze twee tegengestelde strategieën in de praktijk vaak hand in hand.
Het kiezen van de juiste aanpak voor planning kan nogal overweldigend zijn, vooral voor startende ondernemingen. insightsoftware biedt een uitstekende oplossing waarmee financiële, operationele en personeelsplanning in één gebruikersinterface worden geïntegreerd. Deze planningssoftware reikt verder dan het kantoor van de directeur en stelt elke beslissingsbevoegde in staat de koers van het bedrijf in positieve zin te beïnvloeden. Zoals je in dit artikel kunt lezen, moet elk plan worden ondersteund door het personeel om het met succes te kunnen uitvoeren.
Top-Down-planning
Zoals de naam al doet vermoeden, begint strategische top-down-planning aan de top van de hiërarchie van het bedrijf. De directie ontwikkelt een allesomvattend kader dat doelstellingen bevat die essentieel zijn voor het succes van de onderneming. Deze doelstellingen worden vervolgens van bovenaf gecommuniceerd naar de managementlagen eronder en geven vorm aan het werkproces van elke afdeling. Hoe het doel precies moet worden bereikt, wordt overgelaten aan de medewerkers in de frontlinie.
Bij top-down-planning wordt rekening gehouden met de macro-economie van de markt en wordt niet ingegaan op details over hoe de doelstellingen worden bereikt. Bij strategische top-down-planning worden de doelen gesteld om het grotere geheel en de langetermijnplannen van het bedrijf aan te pakken.
Bottom-up-planning
Strategische bottom-up-planning begint bij de medewerkers in de frontlinie. In plaats van dat doelstellingen vanuit de directie worden gecommuniceerd, worden ze vanuit de afzonderlijke afdelingen naar boven gecommuniceerd. Elke divisie krijgt de kans haar groeipotentieel vast te stellen. De filosofie achter deze methode is dat elke branche haar workflow het beste kent en doelstellingen kan ontwikkelen die zinvoller en beter haalbaar zijn. De doelstellingen die aan de directie worden gecommuniceerd, worden door de leidinggevenden geanalyseerd en omgezet tot een samenhangend plan voor het hele bedrijf.
Bij bottom-up-planning neemt men de micro-economie van elk onderdeel van het bedrijf in beschouwing. De doelstellingen worden vastgesteld om te voldoen aan de huidige en toekomstige eisen van elke afdeling. Strategische bottom-up-planning beperkt individuele medewerkers niet met abstracte en ongrijpbare doelstellingen voor het hele bedrijf. De focus ligt bij de afzonderlijke divisies binnen de organisatie om ze de kans te geven zelf vast te stellen hoe ze verder willen.
Het vinden van een planningsmethode die het beste werkt voor een onderneming of markt is een langdurig en saai proces. De collaboratieve en efficiënte oplossingen van insightsoftware hebben als doel dit proces te vereenvoudigen.
Al zijn top-down- en bottom-up-planning heel verschillende methoden, ze spelen beide een cruciale rol bij de groei van een bedrijf. Strategische top-down-planning wordt vaak toegepast bij startende ondernemingen, terwijl strategische bottom-up-planning doorgaans wordt toegepast bij gevestigde bedrijven. De top-down-benadering stuurt een bedrijf in een algemene richting die door de markt wordt bepaalt, terwijl de bottom-up-benadering een gedetailleerde leidraad geeft voor elk radertje in de machine.
Dit artikel is niet geschreven om de ene strategie boven de andere te stellen. Het gaat niet om top-down- versus bottom-up-planning maar om hoe een onderneming beide strategieën op het juiste moment kan inzetten om een leidende positie ten opzichte van concurrenten in te nemen.
Integrated Continuous Planning Resource Center
View NowTop-down- en bottom-up-planning hebben beide voor- en nadelen. Het is aan directies om te bepalen welke stijl van planning het beste werkt voor het bedrijf. Hier belichten we per strategie een paar belangrijke voor- en nadelen:
Voor- en nadelen van top-down-planning
Een van de belangrijkste voordelen van top-down-planning is dat snel doelen kunnen worden gesteld voor de hele onderneming. Er wordt geen tijd verspild aan het analyseren van de prestaties van elke afdeling en de directie kan de doelstellingen van het bedrijf snel implementeren.
Een ander noemenswaardig voordeel van top-down-planning is dat de doelstellingen algemeen van aard zijn. Omdat aansturing vanuit de top van de organisatie komt, wordt een samenhangende en uniforme boodschap naar alle afdelingen gezonden. Dit betekent dat het geen extra moeite kost om de inspanningen van elke afdeling op elkaar af te stemmen.
Maar strategische top-down-planning heeft ook nadelen. Ook al is deze methode veelomvattend en snel toe te passen, het is mogelijk dat bedrijfsdoelstellingen niet door elke manager worden geaccepteerd. Beslissers moeten niet verbaasd zijn als top-down-planning niet op elke afdeling de verwachte resultaten hebben.
Voor- en nadelen van bottom-up-planning
Eén van de grootste voordelen van bottom-up-planning is dat deze aanpak leidt tot meer betrokkenheid van de medewerkers, omdat deze aanpak op afdelingsniveau tot stand komt. Bij bottom-up-planning komt elke kernprestatie-indicator (KPI) zorgvuldig tot stand om afdelingen te helpen bij het behalen van hun potentieel. Bij deze benadering hebben medewerkers het gevoel dat ze de toekomst van hun baan meer in eigen hand hebben.
Een ander belangrijk voordeel van bottom-up-planning is dat de implementatie van doelstellingen een hoger slagingspercentage heeft. Bij deze manier van plannen werken de medewerkers binnen elke afdeling samen om zinvolle doelstellingen te creëren. Hierdoor ontstaat een klimaat waarin individuele medewerkers zich verantwoordelijker voelen voor het bereiken van de doelstellingen, waardoor de kans groter is dat de doelstellingen worden behaald en de gewenste resultaten worden bereikt. Bovendien vraagt het geen extra inspanning van de afzonderlijke afdelingen om een algemene doelstelling om te zetten in zinvolle KPI’s.
Evenals bij top-down-planning is het ook hier de moeite waard om te vermelden dat er ook nadelen kleven aan strategische bottom-up-planning. Omdat de doelstellingen door elk onderdeel van de organisatie worden vastgesteld, moet de directie harder werken om alle benaderingen te vertalen in één bedrijfsbrede boodschap.
Veel bedrijven hebben na de initiële doelbepaling moeite om koers te houden. Het is gebruikelijk om een doelstelling te bepalen en vervolgens verder te gaan. Doelen moeten echter worden onderhouden. De koers bijsturen op basis van nieuwe gegevens is van vitaal belang voor succes. insightsoftware biedt allesomvattende planningsoplossingen waarmee een snelle reactie op externe en interne veranderingen is gegarandeerd.
6 Best Practices for Continuous Planning
Learn MoreVoorbeelden van top-down- vs. bottom-up-planning
Om top-down- en bottom-up-planning beter te begrijpen, gebruiken we een eenvoudige analogie: voedselbereiding. Hoe bepaal je wat je gaat koken?
In een top-down-planningsscenario heb je een voedingsplan. Je diëtist heeft je verteld hoeveel eiwitten, vetten en koolhydraten je moet eten. Dit is een belangrijke maar algemene doelstelling. Ook al heb je hiermee een leidraad, het ontbreekt aan details. Welk eten moet je kopen? Welke recepten moet je volgen?
In een bottom-up-planningsscenario heb je geen voedingsplan. Je begint elke maaltijd dus in je koelkast en voorraadkast. Je kijkt wat je op voorraad hebt en wat je bij je supermarkt in de buurt kunt kopen. Op basis van die informatie stel je een maaltijdplan vast. Maar is het wel een gezonde maaltijd? Eet je wel genoeg uit elke voedingsschijf?
Je ziet dat geen van deze plannen op zichzelf compleet is. Maar stel dat we deze twee concepten zouden combineren? Stel dat je van elk product in je koelkast zou bepalen tot welke voedingsgroep het behoort? In dat geval kun je een maaltijd bereiden waarmee je de adviezen van de diëtist opvolgt en tegelijk rekening houdt met de beschikbaarheid. Dan heb je de perfecte oplossing!
Deze nieuwe planningsstrategie wordt een tegenstroomprocedure genoemd. Na het volgende voorbeeld zullen we deze nieuwe methode in detail bespreken.
Laten we eens een voorbeeld uit de detailhandel bekijken: een winkelketen die kinderkleding verkoopt. Bij een top-down-benadering ziet de eigenaar van de winkelketen, na zorgvuldige analyse van de verkoopgegevens van het hele bedrijf, dat de kinderoverall het best verkochte artikel van het bedrijf is. Vervolgens worden streefcijfers vastgesteld voor de verkoop van dit artikel op basis van de verwachte vraag. Deze doelstelling wordt vervolgens meegedeeld aan elke regio en elk filiaal.
Met een bottom-up-benadering van plannen stelt elke vestiging haar eigen doelstellingen vast. Een vestiging in Noord-Amerika stelt doelen voor haar best verkochte artikel: de overall. Een andere vestiging in Centraal-Europa stelt zich ten doel om materiaalafval tot een minimum te beperken. In de bottom-up-planningsmethode zijn de afzonderlijke doelen veel gedetailleerder. Dat betekent dat de Noord-Amerikaanse vestiging subdoelstellingen vaststelt om een bepaald aantal overalls in een bepaalde maat te verkopen en dat de Centraal-Europese vestiging subdoelstellingen vaststelt om de inkoop en de materiaalverwerking te optimaliseren. Deze doelen en subdoelen worden aan de eigenaar van de winkelketen meegedeeld en uitgewerkt tot een wereldwijde en generieke doelstelling: maximalisatie van de winst.
Beide strategieën kunnen tot succes leiden. Maar de beste resultaten worden bereikt wanneer beide methoden worden gecombineerd in een tegenstroomprocedure. In dit voorbeeld zou een tegenstroomprocedure betekenen dat alle filialen een gemeenschappelijk doel hebben dat van bovenaf wordt meegedeeld – de winst uit de verkoop van overalls maximaliseren – maar de details van dit doel worden door elke vestiging afzonderlijk bepaald. Dat betekent dat de Noord-Amerikaanse vestiging en de Midden-Europese vestiging verschillende streefwaarden hebben voor het aantal verkochte overalls. De verkoopdoelstelling hangt af van de vraag per regio. In dit model staat het de Noord-Amerikaanse vestiging vrij om nieuwe marketingtactieken toe te passen om de totale verkoop in verschillende maten te verhogen en krijgt de Midden-Europese vestiging de kans haar winstmarge op te drijven door de verspilling van materiaal te verminderen. In dit scenario spelen beide vestigingen een wezenlijke rol in het macrokader van het bedrijf, maar behouden ze autonomie.
Tegenstroomprocedure
Een tegenstroomprocedure combineert het beste van elke planningsmethode om een beter haalbare doelstelling vast te stellen. Bij deze aanpak wordt het kader van bovenaf vastgesteld maar wordt het door elke divisie geëvalueerd en omgezet in een stappenplan. Met andere woorden: de door de directie vastgestelde doelstellingen worden aangescherpt door afdelingen in de frontlinie.
De belangrijkste voordelen van de tegenstroommethode zijn:
- Medewerkers voelen zich sterker betrokken bij de doelstellingen van het bedrijf.
- Doelen zijn beter haalbaar en worden afgestemd op de capaciteiten van het bedrijf.
- Doelstellingen worden beter afgestemd tussen divisies onderling.
Bij insightsoftware begrijpen we dat iedere organisatie weer anders in elkaar zit. Bij elke planningsstrategie die in dit artikel wordt belicht, zal het tijd en inspanning vergen om tot het gewenste resultaat te komen. De begrotings- en planningstool van insightsoftware, die een collaboratieve en geïntegreerde oplossing biedt, kan de tijd die nodig is voor het ontwikkelen en implementeren van een planningsstrategie aanzienlijk verkorten. Als je geïnteresseerd bent in een gesprek met een van onze specialisten op het gebied van begroting en planning, neem dan hier contact met ons op.
