Le fast close comptable, indispensable dans les périodes d’incertitudes

En période d’incertitude, les entreprises attendent plus de réactivité de leurs outils comptables pour prendre des décisions immédiates, appuyées sur des données financières obtenues quasiment en « temps réel ». Dans la conjoncture actuelle, les projets de « fast close » – en français, réduction des délais de production et de publication des comptes – retrouvent ainsi un fort gain d’intérêt dans les directions comptables et financières.

Il est à noter que ces projets sont aussi l’occasion d’améliorer la qualité de l’information financière publiée et de gagner en productivité dans les fonctions supports.

Pour les groupes qui publient des comptes consolidés, public qui nous intéresse ici, le projet est ambitieux car il concerne les services centraux et l’ensemble des filiales, donc potentiellement un nombre d’entités important en France et à l’étranger. Il touche aussi à la fois :

• les processus d’arrêté des comptes,
• les systèmes d’information comptable, au niveau (ERP etc.) comme au niveau consolidé avec les systèmes de consolidation statutaire et de reporting,
• les acteurs qui sont impliqués dans les processus.

Nous décrivons ici les fondamentaux des projets de fast close, en distinguant une approche dite de « Quick-win » où les gains sont rapides et sans investissement majeur, et une approche dite « Target », plus volontaire, qui permet d’aller plus loin et implique plus de changements.

Diagnostic amont

Dans tous les projets, un travail en amont est nécessaire consistant à établir :

• une cartographie des systèmes d’information,
• une description détaillée des processus de clôture,
• une analyse de la répartition des tâches entre les différents intervenants, aux différents niveaux (central et filiales),
• un échéancier du séquencement des tâches.

Sur cette base, une première analyse et une comparaison des pratiques de clôture entre filiales permet souvent d’identifier les points de blocage majeurs et les zones de gains de temps évidents, ou au contraire plus complexes.

Approche dite de « Quick-win »

Où et comment trouver des gains de temps relativement simples et rapides en clôture ? Les possibilités de quick-win sont souvent :

• au niveau des processus, avec par exemple une anticipation des sujets sensibles de clôture, une réconciliation intragroupe en amont de la clôture, une limitation des opérations non récurrentes en dernière minute, une hausse des seuils de matérialité,
• au niveau des systèmes, avec une utilisation maximale des automatismes prévus par les outils de consolidation, avec des remontées pilotées en mode workflow et verrouillage des étapes clé,
• au niveau de l’organisation des équipes, avec une clarification des rôles et des responsabilités, des plannings précis, un renforcement de la documentation, des formations ciblées pour améliorer la compétence.

Approche dite de « Target »

Dans cette approche, le premier diagnostic décrit précédemment permet d’élaborer un véritable plan de réduction central et par entités, avec des objectifs (target) de réductions de temps précis et souvent ambitieux. Il permet aussi de lever les points de blocage.

Des gains de temps importants peuvent être obtenus en modifiant les processus de clôture, notamment :

• en avançant les dates de cut-off pour certaines opérations récurrentes,
• en revoyant les règles de facturation et de procurement , notamment en limitant les facturations internes au groupe dans les jours ou semaines précédant la clôture,
• en procédant à une réconciliation intragroupe poussée le mois précédent la clôture,
• en mettant en place des pré-close ou hard-close sur des cycles précis, provisions, dépréciations, amortissements etc.

En matière d’outils de consolidation, toutes les interfaces en amont et en aval permettent de fluidifier d’une part le remplissage des liasses – et notamment des flux pour les comptes de bilan – et d’autre part, d’industrialiser la restitution les données consolidées.

L’extension de traitements automatisés procure à la fois des gains de temps et de qualité pour les chantiers clés de la consolidation : preuve d’impôt, TFT, variation des capitaux propres etc. L’amélioration de la « trace d’audit » est dans ce contexte un élément clé obtenu par une codification plus fine des natures d’écritures et par des restitutions appropriées, permettant d’expliquer le passage du social au consolidé.

Le projet est mené en général avec un pilotage « serré » en mode PMO, avec beaucoup de formations et de conduite du changement à ne pas sous-estimer.

Quels gains de temps ?

Au final, combien de temps gagne-t-on à l’issue d’un projet de fast close ? Difficile de répondre à cette question car chaque contexte est différent. Le nombre de filiales à consolider fait partie des paramètres importants.

Un projet peut être progressif et s’étaler sur plusieurs clôtures. Il est possible de faire des gains conséquents en première étape, de nature quick-wins notamment. Il est plus complexe de gagner plus de temps encore lorsque tous les process et les systèmes sont concernés, pour obtenir des gains plus ambitieux.

Mais la clé de la réussite est toujours de partager les objectifs avec les acteurs concernés, en mettant en avant les gains de qualité à obtenir.

Pour plus d’information sur la mise en place une démarche de fast close : accédez à notre webinar “Publiez vos comptes consolidés plus rapidement grâce au fast close”.

Cet article a été rédigé par François Lenoir, fondateur et associé de Conso & Co, société spécialisée dans le reporting financier et extra financier, et directeur de publication du guide Consocopedia®.