Hvad er en drifts-KPI?
En nøgleresultatindikator (KPI) eller måling for drift er en diskret måling, som en virksomhed bruger til at overvåge og evaluere effektiviteten af dens daglige drift. Disse drifts-KPI’er hjælper ledelsen med at identificere, hvilke driftsstrategier der er effektive, og hvilke der hæmmer virksomheden.
Hvorfor din virksomhed skal bruge driftsmålinger for at forblive konkurrencedygtig
Driftsafdelingen har den skræmmende opgave at øge virksomhedens effektivitet for at opnå det højest mulige driftsoverskud. Hvis du sporer driftsmålinger ved at tælle antallet af lastbiler, der forlader din fabrik hver dag, eller ser på, hvor mange medarbejdere, der render rundt, halter du sandsynligvis bagefter dine konkurrenter. Førende virksomheder gør brug af KPI’er og KPI-dashboards til at måle deres effektivitet i realtid. Dette giver ledelsen mulighed for hurtigt at træffe informerede beslutninger, der er understøttet af data. Denne artikel vil diskutere, hvilke KPI’er driftsteamet skal bruge til at holde styr på resultaterne af følgende virksomhedsafdelinger:
- Finans
- Bemanding
- Fremstilling
- Distribution
- Markedsføring
Finansielle KPI’er for driftslederen
Mens driftsledere og driftsafdelinger generelt er optaget af at øge effektiviteten af den daglige drift, ses deres indsats ofte direkte i økonomiske resultatmålinger. Derfor har vi samlet en liste over eksempler på KPI’er for driftsledere, der dykker ned i økonomien i en virksomhed:
- Debitoromsætning – denne driftsmåling bruges til at kvantificere, hvor godt en virksomhed er i stand til at inddrive sine tilgodehavender. Finans- og driftsledere vil ofte bruge dette mål som en førende indikator for markedsforhold.
- Udestående salgsdage (DSO) – når du virkelig har brug for at dykke ned i dine tilgodehavender for at finde ud af, hvilke kunder der ikke betaler deres regninger, vil du gerne spore DSO. Denne måling sporer det gennemsnitlige antal dage, det tager en kunde at betale efter at have foretaget et køb. Denne måling bruges til at bestemme kvaliteten af kunder, og hjælper med at beslutte, hvilke du vil fortsætte med at handle med i fremtiden.
- Driftsmæssigt cash flow – du forventer, at de fleste virksomheder er rentable i deres drift. Hvis de ikke er det, vil det ikke være en virksomhed ret længe. Denne drifts-KPI sporer, hvor meget cash flow der genereres fra den daglige virksomhedsdrift.
- Quick Ratio – Quick Ratio er en økonomisk måling, som enhver driftsleder bør være bekendt med. Det bruges til hurtigt at kontrollere en virksomheds økonomiske sundhed ved at bestemme dens evne til straks at dække sine kortfristede forpligtelser.
- Kreditoromsætning – betaler du altid dine regninger til tiden? De fleste forsøger at gøre det, ligesom de fleste virksomheder bør forsøge at betale deres leverandører til tiden. Denne resultatindikator for drift sporer, hvor mange gange en virksomhed betaler sine kreditorer over en bestemt periode. Et højere tal angiver, at en virksomhed betaler sine forpligtelser rettidigt.
- Kontantkonverteringscyklus (CCC) – de fleste driftsledere holder styr på CCC-målingen, da den angiver, hvor lang tid det tager en virksomhed at konvertere sin beholdningsinvestering tilbage til kontanter ved at sælge nævnte beholdning. Denne KPI består af tre andre KPI’er: udestående lagerbeholdning, DSO og udestående dage.
- Driftsoverskudsmargin – driftsoverskudsmarginen tager nettosalget og trækker COGS og driftsomkostninger fra. Dette giver en bedre indikation af virksomhedens rentabilitet, da det tager højde for driftsomkostninger.
- Nettooverskudsmargen – nettooverskudsmargen er bundlinjen i resultatopgørelsen. Den repræsenterer, hvor mange penge virksomheden tjente efter at have trukket alle omkostninger fra og sammenligner dem med omsætning. Dette er sandsynligvis en af de vigtigste målinger for driftsledere til at bestemme en virksomheds økonomiske sundhed.
Det er vigtigt altid at prøve at forbedre dine økonomiske nøgletal, men det betyder ikke, at du skal være besat af dem. Et andet lige så vigtigt element for virksomheden er dit personale.
Whitepaper: Sådan sammenligner du rapportering & BI Solutions
Download nuDriftsmålinger for bemanding
Medarbejdere er rygraden i enhver virksomhed. Du kan have de bedste ideer, men uden et team til at implementere dem, er ideer bare drømme. Derfor er det vigtigt at forstå din arbejdsstyrkes stemning, og hvordan de præsterer. Her er nogle bemandings-KPI’er for driftsledere:
- Fraværsprocent – hvor mange dage om året melder dine medarbejdere sig syge, eller misser simpelthen vagter? Denne driftsmåling hjælper med at identificere medarbejdere, der er uengagerede på arbejdet, så du kan bringe dem tilbage til at være en engageret medarbejder. Engagerede medarbejdere har en tendens til at arbejde hårdere, have en højere fastholdelsesprocent og hjælpe arbejdspladskulturen med at blomstre.
- Overarbejdstimer – afhængigt af din situation kan overarbejde være en god ting, da det betyder mere løn, mens det for andre blot kan betyde flere timer for samme løn. Denne resultatindikator for drift er værd at spore for at identificere personer, der kan være overbebyrdede eller er nødt til at samle op efter deres kolleger.
- Udnyttelsesgrad – arbejder dine medarbejdere altid? Eller venter de på arbejde? Arbejder de med ikke-fakturerbare opgaver? Driftsmålingen for udnyttelsesgrad sporer, hvor meget en medarbejder faktisk arbejder for at tjene penge til virksomheden. Dette er en nøglemåling for professionelle service- og konsulentfirmaer.
- Medarbejdertilfredshed – glade medarbejdere arbejder hårdere. Det er naturligvis umuligt for enhver medarbejder at være glad hele tiden, men det er vigtigt at få medarbejderne til at udfylde undersøgelser og give udtryk for, hvad de nyder på arbejdet, og hvad de er utilfredse med. Dette er vital information for HR- og driftsafdelingen.
- Personaleudskiftning – den hastighed, hvormed medarbejdere skal udskiftes, kan svinge fra branche til branche eller endda mellem virksomheder i samme branche. Men i sidste ende er det vigtigt at forstå, hvorfor medarbejdere skal udskiftes. Denne driftsmåling analyseres ofte bedst sammen med medarbejdertilfredsheds-KPI’en.
- Svar på åbne stillinger – denne nøgleresultatindikator for drift evaluerer, hvor godt jobopslag er eksponeret og kurateret til deres tilsigtede målgruppe. Den måler dette ved at sammenligne antallet af kvalificerede ansøgere med det samlede antal ansøgere.
Det er lige meget, hvilken branche du er i, det vigtigste er at ansætte godt personale. Men hvad nu hvis du kunne erstatte nogle af dine medarbejdere med robotter? Fremstillingsindustrien bevæger sig hele tiden i retning af automatisering og væk fra manuelt arbejde.
Nøgleresultatindikatorer for drift for fremstilling
Fremstillingsindustrien har været i konstant udvikling siden den industrielle revolution. Men de fleste af de KPI’er, der ville have været gældende, da Henry Ford begyndte at fremstille biler, er de samme, som vi anvender i dag. Vi sporer dem bare med højere præcision og nøjagtighed ved hjælp af specialiserede KPI-dashboards. Her er nogle eksempler på KPI’er for driftsledere i fremstillingsindustrien:
- Produktionsmængde – dette er en af de mest grundlæggende drifts-KPI’er for fremstillingsindustrien. Det måler produktionshastigheden af en maskine, en linje eller et anlæg over en tidsperiode. Dette hjælper driftsafdelingen med at bestemme deres evne til at overholde produktionsdeadlines.
- Førstegangsudbytte – enhver leder i fremstillingsindustrien vil kende denne driftsmåling. Den måler procentdelen af produkter, der er fremstillet i henhold til specifikation, uden at det kræver omarbejdelse (eller at blive skrottet) første gang gennem fremstillingsprocessen.
- Efterspørgselsprognoser – de fleste mennesker kan ikke se ind i fremtiden med en krystalkugle, men driftsafdelinger vil ofte forsøge at estimere fremtidig efterspørgsel ved hjælp af prognoser. Denne driftsmåling bruges af virksomheder til at estimere mængden af råmaterialer, de skal bruge for at imødekomme fremtidige kunders efterspørgsel.
- Overgangstid – som driftsleder kan overgangstid repræsentere en række forskellige driftsprocedurer. Det repræsenterer dog grundlæggende mængden af tid, der kræves for at skifte fra en opgave til en anden. Almindelige eksempler på dette er at skifte produkter på en produktionslinje eller personale under et vagtskifte.
- Takttid – denne driftsmåling repræsenterer den maksimale mængde tid, der kan bruges på at fremstille et produkt, mens produktionsdeadlinen stadig overholdes. Driftsledere bruger dette sammen med andre målinger, når de afgør, om de skal påtage sig en ordre.
- Maskinnedetid Pris – de fleste mennesker forbinder nedetid med en maskine, der kræver reparation, men denne driftsmåling er faktisk en kombination af både planlagt nedetid og ikke-planlagt nedetid. Denne måling bruges ofte af driftsafdelingen til at bestemme, hvornår aktiver skal udskiftes.
- Cyklustid – resultatmålingen for cyklustid sporer den gennemsnitlige tid, det tager at producere et produkt. Denne måling kan anvendes på et komplet produkt eller hver af de individuelle komponenter til et produkt. Når du anvender den på komponenterne, bliver dette et meget kraftfuldt værktøj til at strømline produktionen og øge effektiviteten.
Du føler dig sikkert lidt overvældet med KPI’er på dette tidspunkt. Det er helt normalt. De fleste bruger specialiserede dashboards til at hjælpe dem med at administrere deres KPI’er og data.
5 Things Not to do When Choosing a KPI Reporting Tool
View Guide NowSådan kan et driftsdashboard strømline din rapportering
Driftsledere og driftsafdelinger har typisk en masse forskellige KPI’er at spore, når de undersøger alle aspekter af en virksomhed. De fleste virksomheder implementerer en slags ERP-software til at spore store mængder data, men disse ERP’er har ikke altid de bedste funktioner eller det bedste interface. Derfor har insightsoftware skabt en specialiseret rapporteringssoftware, der er kompatibel med næsten enhver ERP og bruger dataene til at skabe brugerdefinerede KPI-dashboards. Her er nogle af måderne, hvorpå et driftsdashboard kan strømline din rapportering:
- Automatisk dataindsamling – nu er tiderne med massive datadumps forbi. Vores rapporteringsløsninger er bygget til at interface med din eksisterende ERP og indsamler automatisk data i realtid.
- Centraliserede data – grundig automatisk indsamling, vores dashboardløsninger konsoliderer alle dine data til en central placering for nem adgang.
- Forudbyggede KPI- og rapporteringsskabeloner – vores software leveres med klar til brug KPI-dashboards og økonomiske rapporteringsskabeloner, så du ikke behøver ikke at spilde din tid på at sætte dem op.
- Øjeblikkelig rapportgenerering – insightsoftwares rapporteringsløsninger er udviklet til brugervenlighed og brugergrænseflade. Kombiner dette med automatisk dataindsamling og forudbyggede skabeloner, og du har opdaterede rapporter med et klik på en knap.
Drifts-KPI’er for distributionsteamet
Distribution, forsyningskæde og logistik er nogle af de mest grundlæggende aspekter af driften af en virksomhed. Vi kan dog tydeligt se, at det også er nogle af de mest komplekse aspekter. For at hjælpe med at overvåge dette har vi genereret en omfattende liste over eksempler på drifts-KPI’er, der bør anvendes til distributionsindustrien:
- Perfekt ordre-rate – ingen bryder sig om at modtage en ordre, der har en fejl. Det kan afsenderen heller ikke lide, da det betyder, at de kan have ekstra omkostninger og har en utilfreds kunde. Denne drifts-KPI sammenligner antallet af perfekte ordrer sendt fra et lager og sammenligner det med det samlede antal ordrer.
- Plukningsnøjagtighed – denne drifts-KPI har til formål at reducere fejl forårsaget under plukke- og pakningsprocessen. Den sammenligner antallet af korrekt plukkede ordrer med det samlede antal ordrer. Efterhånden som teknologien har udviklet sig, er håndplukning blevet udfaset. Plukningen udføres nu stort set af robotter, hvilket betyder, at denne måling forbedrer sig støt på tværs af distributionsindustrien.
- Beholdningsomkostninger – er du som driftsleder klar over lageromkostningerne på hvert af dine varehuse? Denne måling bliver ofte udelukket af driftsafdelinger, da det kan være lidt besværligt at spore. Lageromkostningerne beregnes ved at lægge husleje, vand, elektricitet, varme, lønninger, offeromkostninger, lageromkostninger og forsikring sammen.
- Levering til tiden – navnet beskriver virkelig det hele for denne drifts-KPI. Den sammenligner, hvor mange leveringer, der kom til kunderne til tiden, kontra det samlede antal leveringer. Mange driftsafdelinger i distributionsindustrien vil spore denne KPI, da den giver en overordnet indikation af, hvor godt distributionsnetværket fungerer.
- Udnyttelsesgrad for læsserampens dør – når du analyserer et distributionsnetværk, skal alle aspekter undersøges. Et af disse aspekter er udnyttelsesgraden for læsserampens dør. Denne driftsmåling måler, hvor effektivt læsserampens døre bliver brugt. En lav rate kan indikere, at der var flere læsseramper og mere lagerplads end nødvendigt, mens en meget svingende rate kan indikere, at der er behov for bedre flådestyring.
- Pladsudnyttelse – en nøglekomponent til ethvert distributionsnetværk er lageret. Hvordan optimerer man en bygning? Pladsudnyttelsesmålingen måler mængden af plads optaget af inventar i forhold til den samlede ledige plads. Men hvad gør du, når du løber tør for gulvplads? Se den næste måling for at finde ud af det.
- Opbevaringsproduktivitet – vores sidste drifts-KPI målte gulvpladsudnyttelsen, hvilket er nyttigt, men lagre kan naturligvis være ret høje bygninger. Denne måling sammenligner lagervolumen med gulvareal, hvilket betyder, at du får bedre produktivitet ved at stable højere. Dette er en af de vigtigste målinger for lagerdriftsforvaltere.
- Modtagelsescyklustid – en anden måde, hvorpå lageroptimering måles, er gennem målingen for modtagecyklustid. Denne nøgleresultatindikator for drift overvåger den gennemsnitlige tid, det tager lageret at behandle en levering.
- Anvendelse af flådeaktiver – udnyttelse af din flåde er et af de vigtigste aspekter ved distribution. Driftsledere elsker at sikre, at deres flåder bliver udnyttet bedst muligt. Denne resultatindikator for drift kan hjælpe med at reducere en virksomheds kapitalomkostninger og/eller hjælpe med at indikere, hvornår der er brug for kapital til at udvide flåden.
Distributionsteamet spiller den vigtige rolle med at sikre, at kunder får deres produkter, men hvordan finder kunderne overhovedet ud af, at dine produkter findes? Hvordan får du nye kunder? Det er her, marketingafdelingen træder ind.
Drifts-KPI’er for marketingafdelingen
Mange virksomheder bruger enormt mange penge på markedsføring, men hvordan ved de, om kampagnerne virker? Vi mener, at disse er de vigtigste marketing-KPI’er for driftsledere:
- Pris pr. klik (CPC) – din markedsførings driftsresultater kan måles på mange måder. CPC-effektivitetsmålingen bruges, når man sammenligner omkostningseffektiviteten af forskellige onlinekampagner.
- Pris pr. anskaffelse (CPA) – selvom det er vigtigt at se, hvor mange klik din kampagne får, viser det ikke rigtig, hvor effektiv kampagnen var. Drifts-KPI’en CPA ser kun på, hvor mange nye kunder din kampagne har fået til dig, og til hvilken pris.
- Afkast af annonceudgifter – de fleste virksomheder er afhængige af store marketingbudgetter for at øge deres markedsandel eller skabe brandbevidsthed, men hvor effektiv er markedsføringen? Denne driftsmåling sammenligner omsætning med marketingudgifter for at måle din marketingafdelings effektivitet.
- Markedsføringsbaseret kundeprocent – driftsledere bruger ofte denne måling til at måle marketingafdelingens resultater. Denne markedsførings-KPI bruges dog bedst i forbindelse med målingen afkast af annonceudgifter. Ved at kombinere disse to driftsmålinger kan du se nærmere på din annonceringseffektivitet.
- Leadkonverteringsforhold – forvandler du potentielle kunder til betalende kunder? Denne drifts-KPI sporer, hvor mange leads, der konverteres til betalende kunder, så du kan se effektiviteten af din tragt.
Denne liste over KPI’er, som vi dækkede i dette opslag, var ret omfattende, og hvis du ikke lige kan huske dem alle sammen, det er fint. Du bør dog prøve at huske de drifts-KPI’er’er, der er relevante for din branche, og hvordan du effektivt sporer dem ved hjælp af business intelligence-software. Hvis du har spørgsmål om BI-software eller KPI-dashboards, så kontakt os!
